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Academia Cotopaxi

Volcano Preparedness / Volcan

Please remember we are at a safe distance from volcano Cotopaxi. Nevertheless, here is the process that AC will follow if we decide to evacuate the campus for any reason.

  1. You will receive an SMS to the mobile emergency number we have on file indicating that we are evacuating the campus. Please note that we test the system and you may receive a test SMS periodically.
  2. A pop up message will be posted on our website indicating we are evacuating campus.
  3. You may also receive a phone call from our staff with the same message.
  4. No visitors will be allowed on campus at this time, instead, parents and representatives will be asked to wait at front gate for PK through grade 12 and at IMAGINE/Language Center front gate for IMAGINE students (guard entrance).
  5. You or your authorized representative for pick-up will be given a form at the guard’s office where you will write your name, your child(ren) name and grades. Below you can download a sample of that form; you may also print this form and keep it handy in your car(s) if an evacuation is called.
  6. A “runner” (AC/IMAGINE teacher) will bring your child(ren) to you at the gate where you will sign that you (or your authorized representative) received the children.
    1. AC will only allow children to leave with an authorized representative. This authorization is recorded in our student information system (Skyward) and/or in our authorization binder or as an official request received the day of the evacuation.
    2. High School students will not be allowed to leave school by themselves, they must be accompanied by an authorized representative.
  7. Please note that if you have children in AC and IMAGINE, you will need to pick up your children from both locations. We highly recommend you go to AC first and then IMAGINE so that younger children are in a familiar environment for as long as possible.

 

Please note that our campus is a safe location and if you are not able to pick up your children, they will be under our care until a representative arrives. We have masks, water and food for all AC community members.

In the unlikely event that children need to stay overnight, we have identified AC host homes in Campo Alegre where children will be comfortable until their family arrives.

If school is not in session but students are using school transportation, we will take into account distance of bus from campus in order take a decision of whether the child will be taken to the school or dropped off at their home. Parents will be notified accordingly.

If you have any questions, please contact your Child’s division.

FORM

Cotopaxi Volcano - School Trips and Sport Events

The following is the procedure for school trips and sports events developed jointly with “sister” schools in Quito where our students may participate in away games or attend other school related events.

1. The adults (e.g., coaches or counselors) accompanying students are to have accurate attendance, information regarding any medical condition that could worsen during an emergency, and up to date contact information for parents and guardians of those students.
2. The adults accompanying students are to assure that every student has a protection (emergency) kit.
3. Parents will be notified by the adults accompanying the students to come and pick up their children, as soon as possible, at the school where they are located.
4. If a parent is unable to pick up their child, the school will keep the child until the parent or authorized adult can come to pick them up.
5. The adults accompanying the students may not leave until all students have been picked up by a parent or authorized adult.

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Por favor, recuerde que estamos a una distancia segura del volcán Cotopaxi. Sin embargo, detallamos el proceso que AC seguirá en caso de una evacuación.

  1. Usted recibirá un SMS al número de emergencia móvil que tenemos registrado. El SMS indicará que estamos evacuando el campus . Tenga en cuenta que el SMS se actualiza cada semana y periódicamente usted recibirá un SMS de prueba.
  2. Un mensaje pop-up será publicada en nuestra página web que indica que estamos evacuando el campus.
  3. También puede recibir una llamada telefónica de nuestro personal con el mismo mensaje.
  4. Visitantes podrán ingresar al campus durante una evacuación. Pedimos a los padres y representantes que esperen en la entrada principal para estudiante en PK hasta el grado 12. Si tienen hijos en IMAGINE por favor esperen en la puerta principal de IMAGINE.
  5. Usted o su representante llenará un formulario con el nombre y grado de su(s) hijo(s). Se puede descargar el formulario abajo; también puede imprimir este formulario y tenerlo a mano en su auto(s) en caso de una evacuación.
  6. Un “corredor” (profesor de AC o IMAGINE) traerá su(s) hijo(s) a la puerta principal donde el representante firma el formulario de salida.
    1. Sólo se permitirá que los niños se van con un representante autorizado . Esta autorización se registra en nuestro sistema de información estudiantil (Skyward) y /o en nuestra carpeta de autorización o como una solicitud oficial recibida el día de la evacuación.
    2. No se permitirá salir estudiantes de secundaria sin un representante autorizado.

Tenga en cuenta que si usted tiene niños en AC e IMAGINE, usted tiene que recoger a sus hijos de ambos lugares. Le recomendamos que vaya primero a AC y luego a IMAGINE para que los niños más jóvenes están en un ambiente conocido por el mayor tiempo posible.

Tenga en cuenta que nuestro campus es un lugar seguro y si no puede recoger a sus hijos o enviar representante, su hijos se quedaran bajo nuestro cuidado hasta que un representante llega. Tenemos máscaras, agua y comida para todos los miembros de la comunidad AC.

En caso que los niños necesiten para pasar la noche con nosotros, hemos identificado las casas de acogida de AC en Campo Alegre donde los niños se sentirán cómodos hasta que llegue su familia.

En el caso de que los estudiantes hayan iniciado los recorridos de buses, se analizará en ese momento la situación para decidir si deben continuar con el recorrido o si es preferible regresar al colegio. Se informará sobre esta decisión.

Si tiene alguna pregunta, por favor póngase en contacto con la división de su hijo/a.

Formulario

Volcán Cotopaxi - Procedimiento para nuestros estudiantes cuando estén fuera del colegio

El siguiente es el procedimiento para nuestros estudiantes cuando estén fuera del colegio, sea en campeonatos deportivos o en salidas pedagógicas.

1. Los adultos (e.j. los entrenadores o profesores) que acompañan a los estudiantes deben tener una lista de asistencia. Además de esto deben tener toda la información del alumno, incluyendo cualquier condición médica que podría empeorar durante el periodo de una emergencia y una lista de contactos de todos los padres.
 
2. Los adultos que acompañan a los estudiantes deben asegurarse que cada estudiante tiene un kit de emergencia.
 
3. Los padres serán notificados por los adultos que acompañan a los estudiantes para que puedan recoger a sus hijos en la escuela/ lugar en donde se encuentren ubicados.
 
4. Si un padre es incapaz de recoger a su hijo, el niño se quedará con el adulto a cargo hasta que el padre o un adulto autorizado pueda venir a recogerlo.
 
5. Los adultos que acompañan a los estudiantes no pueden salir hasta que todos los estudiantes han sido recogidos por un padre o un adulto autorizado.

 

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